Miejsce zgromadzenia wspólników
Jeżeli jakaś spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jeszcze nie zatwierdziła sprawozdania finansowego (podejrzewam, że jest takich wiele – dużo z nich zostawia wszelkie formalności na ostatnią chwilę), to dzisiaj jest przedostatni dzień, kiedy jeszcze można to zrobić. Zgodnie z art. 231 kodeksu spółek handlowych, zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego, a jego przedmiotem powinno być m. in. rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy.
Zgromadzenie wspólników nie tylko w siedzibie spółki
Co do zasady, zgodnie z art. 234 § 1 kodeksu spółek handlowych, zgromadzenia wspólników odbywają się w siedzibie spółki, czyli w miejscowości, w której spółka ma swój adres – w rozumieniu kodeksu spółek handlowych siedzibą spółki jest bowiem nie konkretny adres spółki, ale cała miejscowość, w której ten adres się znajduje. Jednak ze względu na okres wakacyjny, który rozpoczął się już ponad tydzień temu, odbycie zgromadzenia wspólników w siedzibie może być bardzo problematyczne lub wręcz nie możliwe. Na szczęście wspominany powyżej artykuł przewiduje odstępstwa od tej reguły, które mogą ułatwić życie wspólnikom:
- umowa spółki może przewidywać możliwość odbycia zgromadzenia wspólników w innym miejscu na terytorium Polski;
- zgromadzenie wspólników może się odbyć również w innym miejscu na terytorium Polski, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na to zgodę na piśmie.
W przypadku zezwolenia zawartego w umowie spółki, można po prostu odbyć zgromadzenie wspólników dokładnie tak samo jak zawsze, tyle tylko, że w innym miejscu niż siedziba spółki. Jeżeli natomiast umowa spółki nie zawiera żadnego postanowienia na ten temat, należy pamiętać o uzyskaniu pisemnej zgody wspólników na odbycie zgromadzenia poza siedzibą spółki. Zgoda taka powinna być wyrażona w odrębnym dokumencie (a nie w drodze uchwały podjętej podczas zgromadzenia wspólników), podpisanym przez wszystkich wspólników i dołączona jako załącznik do protokołu zgromadzenia (żeby później nie było wątpliwości, że zgoda rzeczywiście została udzielona w wymaganej przez prawo formie).
Zgromadzenie wspólników tylko w Polsce
Należy podkreślić, że w każdym przypadku zgromadzenie musi odbyć się w Polsce. Odbycie zgromadzenia wspólników za granicą jest absolutnie niedopuszczalne. Jeżeli wspólnicy przebywają poza terytorium Polski i nie mogą przyjechać do kraju w celu uczestniczenia w zgromadzeniu wspólników, pozostaje jedynie udzielenie pełnomocnictwa.
