Zdalne zgromadzenie wspólników
Ze względu na pandemię koronawirusa termin na zatwierdzenie sprawozdania finansowego został przedłużony aż o trzy miesiące. Ciężko powiedzieć czy sytuacja epidemiologiczna ulegnie w Polsce w najbliższym czasie poprawie. Z tego względu, żeby ograniczyć ryzyko zakażenia, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powinny rozważyć przeprowadzenie zgromadzenia wspólników w formie zdalnej. Taka możliwość pojawiła się w kodeksie spółek handlowych wskutek nowelizacji we wrześniu 2019 r.
Zgodnie z art. 2341 kodeksu spółek handlowych, udział w zgromadzeniu wspólników można wziąć także przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Możliwość taką można wyłączyć w umowie spółki. Jeżeli jednak umowa spółki nie zawiera takiego wyłączenia, każdy ze wspólników może uczestniczyć w zgromadzeniu wspólników zdalnie. O udziale w zgromadzeniu wspólników zdalnie postanawia zwołujący zgromadzenie.
Zgodnie z nowymi regulacjami kodeksu spółek handlowych, udział w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej obejmuje w szczególności:
- dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu wspólników, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników, i
- wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników.
Szczegółowe zasady (regulamin) udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej powinny zostać ustalone przez radę nadzorczą, a jeżeli nie została powołana w spółce – przez wspólników. Wspólnicy mogą przyjąć taki regulamin w drodze uchwały bez odbywania zgromadzenia, jeżeli wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na treść tego regulaminu. Regulamin może zawierać tylko takie wymogi i ograniczenia udziału w zdalnym zgromadzeniu wspólników, które są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej.
