Podstawowe sposoby na zabezpieczenie działalności firmy w dobie COVID-19

Sytuacja wywołana epidemią COVID-19 spowodowała wprowadzenie wielu zmian i restrykcji przez władze państwowe, które z kolei wywarły znaczący wpływ na działalność przedsiębiorców w Polsce. Wprowadzone zmiany można oceniać różnie, lecz co do jednego należy się zgodzić – mało który z przedsiębiorców nie odczuł skutków pandemii.

Każdy, kto prowadzi działalność gospodarczą ponosi zarówno ryzyko i jak i odpowiedzialność, nie tylko za siebie, ale również za swoich pracowników. Dlatego warto z wyprzedzeniem zabezpieczyć działalność i funkcjonowanie swojej firmy, w sytuacji, gdy z przyczyn od nas niezależnych, takich jak choroba, wypełnianie codziennych obowiązków związanych z prowadzeniem firmy będzie niemożliwe lub znacznie utrudnione.

Poniżej przedstawiamy najbardziej podstawowe rozwiązania, które pozwolą zabezpieczyć naszą działalność gospodarczą i uchronią nas przed skutkami związanymi z nieterminowym wywiązywaniem się z nałożonych na nas obowiązków.

Pełnomocnictwo

Warto pomyśleć o udzieleniu pełnomocnictwa osobie, która będzie upoważniona do dokonywania czynności prawnych w naszym imieniu. Co ważne, istnieją trzy rodzaje pełnomocnictwa:

• ogólne,
• rodzajowe,
• szczególne.

Różnica między nimi dotyczy zakresu czynności do podejmowania których, upoważniamy pełnomocnika:

• pełnomocnictwo ogólne – uprawnia do dokonywania czynności związanych ze sprawami bieżącymi prowadzenia firmy;
• pełnomocnictwo rodzajowe – udzielane jest do danego rodzaju czynności – np. do zawierania umów określonego rodzaju;
• pełnomocnictwo szczególne – upoważnia do dokonania jednej, konkretnej czynności prawnej.

Należy także mieć na uwadze formę udzielanego pełnomocnictwa. Powinno być ono bowiem udzielone na piśmie, lecz jeżeli konkretna czynność prawna podejmowana jest w innej formie niż pisemna, wówczas pełnomocnictwo do takiej czynności musi być udzielone w tej samej formie, np. pełnomocnictwo do sprzedaży nieruchomości wymaga formy notarialnej (tak jak i sama sprzedaż).

Prokura

Oprócz możliwości ustanowienia pełnomocnika, istnieje również możliwość udzielenia prokury. Tę czynność musimy zgłosić do CEIDG. Zakres prokury jest szerszy niż pełnomocnictwa zwykłego. Jest ona pełnomocnictwem, które obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Wyjątek stanowią jedynie:

• zbycie przedsiębiorstwa,
• czynność prawna, na podstawie której następuje oddanie przedsiębiorstwa do czasowego korzystania,
• zbycie i obciążanie nieruchomości.

Obecnie zgłoszenia prokury można dokonać stacjonarnie – w urzędzie, jak również elektronicznie. Zgłoszenie jej do CEIDG jest obowiązkowe.

Pełnomocnika również można zgłosić w CEIDG, dzięki temu nie będzie koniczności każdorazowego przedkładania przez niego dokumentu pełnomocnictwa oraz uiszczania opłaty od pełnomocnictwa przy podejmowaniu czynności w urzędzie, aczkolwiek nie ma takiego obliga.

Pełnomocnictwo „bankowe”

Przepisy prawa bankowego w restrykcyjny sposób regulują zakres udzielanych informacji dotyczących danego podmiotu/klienta banku, wobec czego istnieje duże ryzyko, iż w sytuacji ograniczonego dostępu do kont bankowych przez przedsiębiorcę, środki na rachunkach bankowych zostaną „niejako zamrożone”. Aby uniknąć takiej sytuacji, warto udzielić pełnomocnictwo, które umożliwi konkretnej osobie dokonywanie płatności w naszym imieniu. Jednakże w tym przypadku nie wystarczy zwykłe pełnomocnictwo udzielone w formie pisemnej. Większość banków wymaga osobistego ustanowienia pełnomocnika na miejscu w jednej z placówek banku, przy jednoczesnym wykorzystaniu wzorca pełnomocnictwa stosowanego przez konkretny bank.