System ochrony sygnalistów

17 grudnia 2021 r. upływa termin dla państw członkowskich (w tym Polski) na implementację Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Polska ustawa nie została jeszcze uchwalona, ale już jest dostępny projekt. Na wdrożenie przez przedsiębiorców nowych obowiązków nakładanych przez ustawę będzie 14 dni. Ustawa przewiduje m.in. konieczność wdrożenia systemu ochrony sygnalistów.

Kim jest sygnalista?

Definicja sygnalisty w projekcie ustawy jest bardzo szeroka. Zgodnie z nią przez sygnalistę należy rozumieć osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Obejmuje to pracownika, ale także kontrahenta, a nawet wolontariusza.

Jakich naruszeń mogą dotyczyć zgłoszenia?

Stosownie do art. 3 projektu ustawy, zgłoszenia sygnalistów mogą dotyczyć działań lub zaniechań niezgodnych z prawem lub mające na celu obejście prawa, z wielu obszarów prawa, w tym zamówień publicznych, zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, ochrony środowiska czy ochrony konsumentów. Zakres jest naprawdę bardzo szeroki, a przedsiębiorcy mogą dodatkowo mogą objąć systemem ochrony sygnalistów także inne, niewymienione w ustawie, obszary.

Regulamin zgłoszeń wewnętrznych

Pracodawca zatrudniający powyżej 49 pracowników będzie zobowiązany do przygotowania i wdrożenia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych. Regulamin powinien obejmować zgłaszanie nieprawidłowości przez pracowników. Przedsiębiorca może jednak rozszerzyć go na wszystkie kategorie sygnalistów.

Regulamin powinien określać m.in.:

• podmiot wewnętrzny upoważniony przez pracodawcę do przyjmowania zgłoszeń;
• sposoby przekazywania zgłoszeń;
• niezależny organizacyjnie podmiot upoważniony do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację ze zgłaszającym, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie zgłaszającemu informacji zwrotnej;
• obowiązek potwierdzenia zgłaszającemu przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania;
• maksymalny termin na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej;
• informacje na temat trybu dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do organów publicznych oraz, w stosownych przypadkach, do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

Wszystkie zgłoszenia, a także dane sygnalistów, powinny zostać zachowane w poufności.

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych

Oprócz przygotowania i wdrożenia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych, pracodawca zobowiązany jest także prowadzić rejestr zgłoszeń wewnętrznych (i przy okazji jest administratorem danych osobowych zawartych w tym rejestrze). Wpisu do rejestru dokonuje się na podstawie zgłoszenia wewnętrznego. Dane w rejestrze przechowywane są przez okres 5 lat od dnia przyjęcia zgłoszenia.

Zakaz działań odwetowych

Wobec zgłaszającego nie mogą być podejmowane działania odwetowe, w tym w szczególności nie można odmówić nawiązania stosunku pracy, wypowiedzieć lub rozwiązać stosunek pracy bez wypowiedzenia, obniżyć wynagrodzenia, pominąć przy awansowaniu czy przenieść na niższe stanowisko.

Odpowiedzialność karna

Nowa ustawa wprowadza odpowiedzialność karną (nawet kara pozbawiania wolności do lat 3) za utrudnianie dokonywania zgłoszeń, podjęcie działań odwetowych w stosunku do osoby dokonującej zgłoszenia lub niezachowanie poufności zgłoszenia lub danych dokonującego zgłoszenia. Odpowiedzialnością karną zagrożone jest także nieustanowienie lub nieprawidłowe ustanowienie wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa.